مرحبا مجددا. يضخها إلى أعلى صندوق الوارد الخاص بك. هل رأيت بريدي الإلكتروني الأخير؟ أردت أن تحقق في وقت أقرب.

ستتعرض للتجاهل في البريد مرة واحدة على الأقل في حياتك المهنية، وعندما تفعل ذلك، قد يكون من الصعب معرفة كيفية إلغاء متابعة شخص ما.

في أي نقطة يصبح الإصرار مزعجًا؟ كيف تشجع الشخص الآخر على الاستجابة دون أن يكون يائسًا، أو ما هو أسوأ من ذلك، عدوانيًا سلبيًا؟

في المرة القادمة التي تنتظر فيها ردًا من رئيسك أو زميلك، يقول براندون سميث، المعالج في مكان العمل، أنه يمكنك اتباع طريقتين:

عندما لا يستجيب شخص ما، فأنت تريد دائمًا اتخاذ موقف إيجابي، كما يقول سميث. ربما يكونون منشغلين بشيء ما في حياتهم الشخصية، أو مشروع آخر حساس للوقت، أو ربما يكون بريدك الإلكتروني قد انتقل إلى مجلد الرسائل غير المرغوب فيها.

إليك نموذج بريد إلكتروني يمكنك إرساله:

يا [insert name here],

أعلم أن لديك الكثير على طبقك، لكني مازلت أنتظر توجيهاتك [insert issue here]. متى سيكون الوقت المناسب لنا لتوصيل هذا خلال الأيام القليلة القادمة؟ لا يستغرق وقتا طويلا. شكرًا لك مرة أخرى.

بإخلاص،

[insert your name here]

يوضح سميث أن هذا النهج فعال لأنك “تضع الكرة في ملعبهم وتسمح لهم بتحديد الإطار الزمني”. “الآن لديك سبب للمتابعة وتحميلهم المسؤولية عن هذا السؤال.”

إذا كنت تعمل وفق موعد نهائي ضيق – أو أي شخص آخر – فامنح نفسك مهلة، واطلب الرد قبل يومين على الأقل من الموعد النهائي الفعلي.

يوصي سميث بالنص التالي: “أعلم أنك مشغول جدًا، وأكره أن أفعل هذا بك، لكن لدي موعد نهائي. [insert earlier deadline here] أنا حقا بحاجة الى مساعدتكم. عندما يكون لديك دقيقة، هل يمكنك إرفاق هذه؟”

ربما تكون مخفيًا لأن البريد الوارد لشخص آخر خارج عن السيطرة. وفي هذه الحالة، يقول سميث إن متابعة مكالمة أو بريد صوتي هي خطة احتياطية “غبية”.

وتقول: “المكالمات الهاتفية شخصية للغاية، لذلك من السهل إقامة علاقة عاطفية قوية مع الشخص وقبول ما يقوله”.

في بريدك الصوتي أو عندما يردون على الهاتف، ينصح سميث بالبدء بنداء عاطفي: “مرحبًا، أنا حقًا بحاجة لمساعدتك. أعرف أنك مشغول، ولكن هذا الموعد النهائي يقترب بسرعة. [task/project/assignment.]”

إذا مرت ساعة واحدة على الموعد النهائي المحدد لك وكل ما تحصل عليه هو صمت الراديو من زميلك، فقد حان الوقت للاتصال بمديره.

يقول سميث: “اشرح لهم الموقف بنبرة هادئة ودبلوماسية واطلب النصيحة”. “قد تقول: “لكي أكون دقيقًا، لقد أكملت معظم العمل، ولكن بعد عدة متابعات، لا يستطيع هذا الشخص الرد علي. يمكنني أن أفعل كل ما بوسعي لإنجاز هذا المشروع. خط النهاية، “لكن هذه عقبة كبيرة. كيف تريد مني أن أستمر؟”

إذا كان مديرك غير مستقر، فاتصل به أو واجهه شخصيًا، كما يقول سميث. كن واضحًا بشأن ما تحتاجه منهم ومتى تحتاج إليه.

على سبيل المثال: “هل أتيحت لك الفرصة لمراجعة البريد الإلكتروني الذي أرسلته إليك؟ أحتاج إلى ذلك [insert ask here] بواسطة [insert date/time here] للوفاء بالموعد النهائي لهذا المشروع، إذا كان ذلك ممكنا.”

إذا استمروا في عدم الرد، فقد تحتاج إلى تصعيد المشكلة إلى مديرهم أو إلى مسؤول أعلى آخر، كما يقول سميث.

يقول سميث: “كما أخبرني معلمي منذ سنوات، نعتقد أننا نعمل مع البالغين، لكننا لسنا كذلك – فغالبًا ما يكون الأطفال عالقين في أجساد البالغين”. “عندما تجري هذه المحادثات وتطلب من شخص ما تحمل مسؤولية عمله، فإنك تدعو الشخص الآخر إلى النمو.”

لا تفوت: هل تريد أن تكون ذكياً وناجحاً بأموالك وعملك وحياتك؟ اشترك في النشرة الإخبارية الجديدة لدينا!

بينما تعمل التكنولوجيا على إعادة تشكيل توقعات الأعمال، فإن القليل من القادة يحتضنون التغيير ويحولون مؤسساتهم للمستقبل. انضم إلى قمة CNBC Evolve العالمية في الثاني من نوفمبر للاستماع إلى استراتيجيات التكيف والابتكار والنجاح في هذا العصر الجديد من الأعمال. شراء تذكرتك هنا.

يفحص:

الخطأ الأول الذي يرتكبه الأشخاص عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل: “معظم الأشخاص لا يقومون بتحريرها حتى الثلاثينيات أو الأربعينيات من عمرهم”